ファイル共有
業務で使うファイルを登録しておくことで、時間や場所に関係なく必要な情報を取り出すことができます。
大量の「使うかもしれない資料」を会議の度に持ち運ぶのは大変ですが、必要になった時にBizKitShareから取り出すことができれば、書類を減らすことができるでしょう。
大量の「使うかもしれない資料」を会議の度に持ち運ぶのは大変ですが、必要になった時にBizKitShareから取り出すことができれば、書類を減らすことができるでしょう。
お客さまから受領した紙の資料もスキャンしてpdfや画像イメージに変換してBizKitShareに登録することで、いちいちコピーしてメンバーに配布する必要がなくなり、組織内で情報共有をスムーズに行うことができます。
社内書式や過去の企画書、見積書なども組織の共有情報として一元管理することで、例えば以前に提案したものと類似する見積書を作成する場合、過去の見積書を再利用することで短時間で作成できるようになります。
社内書式や過去の企画書、見積書なども組織の共有情報として一元管理することで、例えば以前に提案したものと類似する見積書を作成する場合、過去の見積書を再利用することで短時間で作成できるようになります。
インターネットに繋がっていればどこからでも参照できるので、複数拠点にまたがってファイルを共有する場合でも、ファイルサーバ＋VPN環境を構築したりメールの添付ファイルで送る必要がなくなります。
さらに参照・更新権限を設定することができるので、限られたグループ内でファイルを共有することも可能です。
更新権限を制限することで関係ない人にうっかり大事なファイルを更新されることもなくなります。
さらに参照・更新権限を設定することができるので、限られたグループ内でファイルを共有することも可能です。
更新権限を制限することで関係ない人にうっかり大事なファイルを更新されることもなくなります。
スケジュール
予定をグループ内で共有し、1週間/1か月単位での予定を参照することができます。
他のユーザ/会議室等の設備の予定も見ることができるので、会議の予定を入れる度にいちいち空いている時間を聞きに回らなくてもよくなり、時間調整のストレスが軽減されます。
他のユーザ/会議室等の設備の予定も見ることができるので、会議の予定を入れる度にいちいち空いている時間を聞きに回らなくてもよくなり、時間調整のストレスが軽減されます。
スケジュールの参加者、参加設備を指定することができるので、他の参加者とスケジュールを共有したり、設備の利用予約を共有することができます。
また、定期的に行われる会議等を繰り返し指定で登録することで、先の予定の入れ忘れを防ぐことができます。
また、定期的に行われる会議等を繰り返し指定で登録することで、先の予定の入れ忘れを防ぐことができます。
外出先で自分の予定が変わった時でも、スケジュールを変更/コメントを追加すると他の参加者に通知されるので、漏れなく情報共有することができます。
タスク
自分の抱えている作業を見える化します。
依頼者に確認できる状態になった場合に「確認待ち」
依頼者に確認後、終了と判断された場合に「終了」
依頼者に確認後、不備があると判断された場合に「差し戻し」
……というようにステータスを設定するような運用ルールとすることで、タスクの進捗状況が他の人にもわかりやすくなります。
さらに、見える化することで、作業を多く抱えている人に対してのサポートを行いやすくなります。
依頼者に確認できる状態になった場合に「確認待ち」
依頼者に確認後、終了と判断された場合に「終了」
依頼者に確認後、不備があると判断された場合に「差し戻し」
……というようにステータスを設定するような運用ルールとすることで、タスクの進捗状況が他の人にもわかりやすくなります。
さらに、見える化することで、作業を多く抱えている人に対してのサポートを行いやすくなります。
作業を依頼する人が作業指示を「タスク」として登録しておくことで、作業指示の抜け漏れや言った/言わないの衝突も防ぐことができます。
「どのようになればこのタスクは完了なのか」までを記述したり、作業途中の成果物でもコメントとして登録してもらうことで、依頼者と作業者の方向性のズレを早期に修正することができ、手戻りの時間を減らすことができます。
途中経過を見せることで作業が進んでいることを確認でき、依頼者にも安心感が生まれ、最終的な形が明確になっていれば、作業者より良いアプローチが提案されるかもしれません。
途中経過を見せることで作業が進んでいることを確認でき、依頼者にも安心感が生まれ、最終的な形が明確になっていれば、作業者より良いアプローチが提案されるかもしれません。
作業の途中経過を記録することで、後から見た時により有用な情報になります。
例えば、受注に向けた営業活動の場合、引き合い/ヒアリングの際の打ち合わせ内容をコメント/添付ファイルとして登録、見積提示時の見積書を添付ファイルとして登録、結果をコメントとして登録することで、後からやり方に問題はなかったか『振り返る』ために見直したり、組織で横展開すべき事例であれば、参考情報としてそのタスクが有用な情報となります。
例えば、受注に向けた営業活動の場合、引き合い/ヒアリングの際の打ち合わせ内容をコメント/添付ファイルとして登録、見積提示時の見積書を添付ファイルとして登録、結果をコメントとして登録することで、後からやり方に問題はなかったか『振り返る』ために見直したり、組織で横展開すべき事例であれば、参考情報としてそのタスクが有用な情報となります。
タスクに期限を設定することで、TOP画面に「あなたの本日対応すべきタスク」として、期限に近くなった/超えてしまったタスクを強調表示し、注意を促します。
期限切れのタスクが表示されないことが当たり前の状態を維持することが、仕事が順調に進んでいることの指針になります。
期限切れのタスクが表示されないことが当たり前の状態を維持することが、仕事が順調に進んでいることの指針になります。
日報
日報は、毎日の業務報告だけでなく、感じたことや疑問に思うことも記録することで、報告者と上司(読み手)の重要なコミュニケーションツールになります。
そこから報告者と上司の考えのギャップを埋めることで、これからの業務をスムーズに行うことができます。
そこから報告者と上司の考えのギャップを埋めることで、これからの業務をスムーズに行うことができます。
昔からの手書きの日報を回覧する方式でも事足りると考えられるかもしれませんが、BizKitShareは報告者が日報を作成した時点で複数の人からアドバイスを送れるので、回覧の順番関係なくリアルタイムに、場所・時間に影響されずに適切なアドバイスを伝えることができます。
また、書類を保管する手間や場所を確保することから解放されます。
また、書類を保管する手間や場所を確保することから解放されます。
報告者は「自分の書いた日報が読まれている」ことを感じることで、当日の作業を羅列した報告だけでなく、自分の考えていることや「業務上こうした方が良い」という具体的な提案を報告書の中に入れるようになるでしょう。
自発的に動くようになれば、あとはモチベーションを維持しつつ進む方向に気を付けるだけで、自ら考え行動する、自立した社員に成長するはずです。
自発的に動くようになれば、あとはモチベーションを維持しつつ進む方向に気を付けるだけで、自ら考え行動する、自立した社員に成長するはずです。
日報を通じて、上司が部下に、部下が上司に意見を言いやすい環境・場を作ることで、伝えたいことが伝わっていないことや、お互いの認識のズレに気づき、早期に軌道修正できるため、組織内のコミュニケーションがより円滑に進められるでしょう。
また、日報は現場の生の声なので、効率的に収集することで、経営者・管理者の方々に対する効果的な判断材料として活用できると考えます。
BizKitShareは、現場が「やらされている」と感じる日報からの卒業をお手伝いします。
また、日報は現場の生の声なので、効率的に収集することで、経営者・管理者の方々に対する効果的な判断材料として活用できると考えます。
BizKitShareは、現場が「やらされている」と感じる日報からの卒業をお手伝いします。
メッセージ
お客様からの急ぎの電話。担当者は外出中で社内にいない。
しかしお客様は早急に折り返してほしいと言う。
別のお客様と打ち合わせ中かもしれないので電話をかけるのは憚られる。
メールを送ってもすぐに届かないかもしれないし、見たかどうかもわからない…。
そんな時はメッセージ機能を利用して確実に要件を伝えましょう。
受信側が「確認した」と設定することで、送信側はメッセージを見た/見てないを把握することもできます。
しかしお客様は早急に折り返してほしいと言う。
別のお客様と打ち合わせ中かもしれないので電話をかけるのは憚られる。
メールを送ってもすぐに届かないかもしれないし、見たかどうかもわからない…。
そんな時はメッセージ機能を利用して確実に要件を伝えましょう。
受信側が「確認した」と設定することで、送信側はメッセージを見た/見てないを把握することもできます。
メールは他の人とコミュニケーションを図るのに手軽で便利なツールですが、お客様のメール/社内のメール/迷惑メール等、受信するメールの数が多いゆえに見落としが発生する恐れがあります。
また、メールはやり取りをするたびに受信メールが増えてしまうので、意見を交わすような双方向のコミュニケーションをとるには向いていません。
また、メールはやり取りをするたびに受信メールが増えてしまうので、意見を交わすような双方向のコミュニケーションをとるには向いていません。
メッセージのコメント機能を使うことで、複数人で双方向にお互いの意見を交わすことができます。
そのやり取りは時系列に表示されるので、後からでも順を追って見直すことができます。
後から別の人にも情報共有をしたい場合、メールの場合は過去のメールを掘り出す必要がありますが、メッセージなら宛先を追加するだけで、その人もメッセージを見ることができます。
ですので、過去のやり取り分のメールを転送する必要はありません。
社内の情報はBizKitShareのメッセージを使用することで、情報整理をしやすくしてはいかがでしょうか。
そのやり取りは時系列に表示されるので、後からでも順を追って見直すことができます。
後から別の人にも情報共有をしたい場合、メールの場合は過去のメールを掘り出す必要がありますが、メッセージなら宛先を追加するだけで、その人もメッセージを見ることができます。
ですので、過去のやり取り分のメールを転送する必要はありません。
社内の情報はBizKitShareのメッセージを使用することで、情報整理をしやすくしてはいかがでしょうか。
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